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La Matrice di Eisenhower:
dividere il tempo per moltiplicarlo
Hai anche tu delle giornate in cui il tempo sembra correrti dietro, inesorabilmente? Altre in cui non sai da che parte cominciare? E quante volte la sera ti sembra di non avere concluso nulla?
Se hai risposto SI almeno una volta, questo articolo è perfetto per te!
Infatti, oggi ti presento la Matrice di Eisenhower, un metodo infallibile per:
- ridurre lo stress e, contemporaneamente,
- ottimizzare il tempo a tua disposizione!
Leggi l’articolo, impara a usare il metodo… e scarica subito il file da usare in tutte le occasioni: è in regalo per te (lo trovi alla fine della pagina).
Vado subito al sodo, raccontandoti di cosa parleremo (puoi cliccare sul punto che ti interessa di più oppure leggere tutto di seguito):
Se vuoi un’anteprima, però, guarda questo video: in 1 minuto ti racconto tutto sulla Matrice di Eisenhower!
Si può aumentare il tempo?
Quello che ti sto per rivelare sarà una scoperta a dir poco sensazionale che potrebbe sconvolgerti, perciò preparati:
il tempo può essere aumentato (dilatato come direbbe qualcuno) …se sai come farlo!
La soluzione sono due parole:
Time management
(gestione del tempo)
E’ un processo con cui si stabiliscono spazi di tempo da destinare a specifiche attività, con il risultato di:
– migliorare l’efficienza del proprio operato,
– accrescere l’efficacia delle proprie azioni,
– incrementare la propria produttività. E così aumenta anche il tempo libero!
Oggi ti parlerò di uno strumento facile e potente per ottimizzare il tuo tempo in modo significativo (la nostra risorsa più preziosa!) e farlo in modo semplice e veloce: la Matrice di Eisenhower.
(continua a leggere per scaricarla, è in regalo per te alla fine dell’articolo!)
La Matrice di Eisenhower
Cos'è
Si tratta proprio una matrice fatta da righe e colonne, esattamente come la stai immaginando.
Prende il nome dal generale Dwight David Eisenhower che, a metà del secolo scorso, divenne il 34° Presidente americano (ma è nota anche come “Quadrante di Covey”, in ricordo dell’economista che approfondì il modello come strumento per il business).
Le parole chiave
Se hai visto il video, sai già che per comprendere questo metodo si basa su 2 concetti essenziali: urgenza e importanza.
In particolare:
1. Un’attività urgente è strettamente correlata al tempo: deve essere svolta entro breve o richiede attenzione nell’immediato, può portare alla risoluzione di un problema oppure riguardare una scadenza stabilita da altri, che noi abbiamo condiviso o a cui ci allineiamo, perciò va considerata in modo oggettivo.
2. Un’attività importante ha una scadenza a medio/lungo termine: può riguardare un progetto che potrebbe avere risvolti per noi significativi, spesso interessa i valori e i principi di una persona, quindi ha una componente di soggettività.
Il metodo
A questo punto siamo pronti: vediamo come si usa effettivamente il metodo appena descritto.
E’ molto semplice: occorre applicare le parole chiave al contesto che ci interessa.
In sostanza, bisogna:
- stabilire le priorità da rispettare,
- organizzare i tempi utili per lo scopo da perseguire,
- determinare le risorse di cui si dispone.
Ciascuno di questi passaggi va attuato in modo ottimale affinché i risultati siano soddisfacenti.
Nello specifico, le cose da fare sono quattro e vado subito a descriverle:
1) Agire: la scelta da operare è unica e, sotto il profilo temporale, occorre attuare subito quanto necessario per il raggiungimento dei propri fini.
2) Pianificare: l’urgenza viene meno, perciò è possibile programmare in anticipo l’azione, ovvero decidere quando occorrerà dare seguito al lavoro stabilito.
3) Delegare: la circostanza riguarda le situazioni in cui, molto spesso, le tempistiche sono stabilite da terzi (“urgenze altrui”), per cui potrebbe essere possibile rimandare l’azione.
4) Rimandare: si posticipano le attività che non sono contraddistinte dall’elemento temporale imminente e che non riguardano da vicino la sfera personale, con l’obiettivo di evitare perdite di tempo.
Suggerimenti pratici
Alcune indicazioni per te
Nella maggior parte dei casi, le persone si ritrovano a gestire situazioni di questo tipo:
- massima urgenza + massima importanza (quadrante n. 1 della Figura 1), oppure
- massima urgenza + minima importanza (quadrante n. 3 della Figura 1).
Ciò accade perché vengono bloccate dall’impossibilità di procrastinare le proprie azioni, oppure si ritrovano a sottostare a variabili temporali decise da altri.
La vera scoperta, invece, sarebbe riuscire a lavorare su questioni di massima importanza + minima urgenza (cioè spostarsi nel quadrante n. 2 di Figura 1), ottenendo così:
- maggiore tranquillità,
- minori pressioni,
- più tempo per ultimare in anticipo, rispetto alla scadenza, l’adempimento da completare!
In questo modo, quindi, ci si ritroverebbe, quasi magicamente, a gestire attività che appartengono al quadrante della minima urgenza + minima importanza (il n. 4 della Figura 1).
La magia della pianificazione
Ci sono, tuttavia, degli accorgimenti che è necessario porre per ottenere la massima efficacia possibile dall’uso della Matrice di Einsenhower.
In una parola, infatti, bisogna pianificare il lavoro da svolgere, cioè stabilire accuratamente:
- l’elenco dettagliato dei compiti di svolgere,
- l’ordine degli stessi in base alla priorità,
- le scadenze da rispettare,
- le risorse che servono per agire.
Pianificare anticipatamente il proprio lavoro, infatti, ha un triplice (sorprendente!) vantaggio:
- aumentare la propria produttività,
- migliorare (riducendoli) i livelli di stress, e
- disporre di più tempo libero, da impiegare in attività alternative, anche piacevoli.
La Matrice in regalo per te
Ci siamo, ecco il mio regalo speciale per te: uno schema pronto per l’uso, che troverai sorprendente perché scoprirai quanto sia facile organizzare il tuo lavoro di tutti i giorni.
La Matrice di Einsenhower, è in regalo per te: usarla regolarmente ti cambierà la vita, vedrai!
Inserisci i tuoi dati di seguito e sarai subito nella pagina del download: il file della Matrice di Eisenhower ti sta aspettando 😉
Se ti fa piacere, lascia un commento per raccontarmi la tua esperienza, oppure scrivimi scrivimi: la leggerò con vero piacere!
Grazie, alla prossima
